T1 2022 Uppdrag. Kommentar T1 2022
.
Öka den digitala mognaden hos kommunens chefer och medarbetare (KS)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året.

Det pågår en kontinuerlig utbildning inom Microsoft 365/Office 365 för att öka det digitala användandet. Till exempel att få bort anteckningsblock och övergå till digitala motsvarigheter. Utbildningen erbjuds till alla förvaltningar, ledningsgrupper och chefer.

.
Utveckla chefers förmåga till att leda på distans och medarbetares förmåga till självledarskap (KS)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året.

Under Tertial 1 har HR genomfört HR-frukost för chefer med temat "Att leda i den nya hybrida framtiden". Syftet med HR-frukosten är kommunens chefer ska kunna träffas över förvaltningsgränser och få tips, idéer, inspiration och erfarenhetsbyte från varandra. 

Att utveckla chefers förmåga att leda på distans innebär till stor del att stötta chefer att våga leda mer med tillit. Att gå från kontroll och detaljstyrning till mer tillitsorientering. En 2-dagars utbildning med ämnet "Tillitsbaserat ledarskap i praktiken" har genomförts för att ge chefer mer kunskap och praktisk verktyg att arbeta med tillitsbaserat. 

Att utveckla självledarskap innebär att skapa rätt förutsättningar för medarbetaren att agera självständigt genom ökat ansvar och handlingsutrymme. Det sker främst genom ett tillitsbaserat ledarskap samt tydlighet i mål, uppdrag och förväntat resultat. Under Tertial 1 har HR genomfört en 2 dagars utbildning "Självledarskap för medarbetare".

.
Samordna och följa upp kommunens övergripande kompetensförsörjningsarbete (KS)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året. 

Under februari påbörjades ett arbete i förvaltningarna/nämnderna utifrån kommunens nya arbetssätt för strategisk kompetensförsörjning. Område HR är med som ett stöd till ledningsgrupperna i arbetet framåt. Arbetet ska fortgå under året för att analysera behov och ta fram och arbeta med konkreta aktiviteter som ska stärka nämndens kompetensförsörjningsarbete. Område HR ska finnas med som stöd och fånga upp och samordna frågor av kommunövergripande karaktär. 

Kommunens arbete med kompetensförsörjning inspireras av Sveriges kommuner och regioners nio strategier för att välfärden ska kunna möta kompetensutmaningen. Område HR har arbetat aktivt för att informera och inspirera utifrån de nio strategierna. Utifrån strategin "Förläng arbetslivet" har Område HR påbörjat ett arbete med att se över hur vi som arbetsgivare kan arbeta för att våra medarbetare både har viljan och möjligheten att arbeta längre.

Det pågår ett gemensamt arbete mellan Område HR och Område Kommunikation med att ta fram och kommunicera ett kommunvarumärke baserat på Framåt med hjärtat. I kommunvarumärket ingår arbetsgivarvarumärket som baseras på våra kärnvärden. Arbetet ska resultera i en gemensam kommunikationsplan.

Arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla den kommunövergripande rekryteringsprocessen fortsätter under 2022. Det pågår ett arbete med att införa preboarding tillsammans med Benify. Preboarding innebär att nyanställda kommer att få ett välkomstmejl innan de påbörjar sin anställning med information om oss som arbetsgivare. Tjänsten beräknas vara införd under våren.

.
Säkerställa och utveckla nämndens kompetensförsörjningsarbete (Alla)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året. 

Arbetet med att  implementera kompetensförsörjningsarbetet i nämnderna har påbörjats. I Social- och arbetsmarknadsförvaltningen har en presentation i förvaltningsledningsgruppen genomförts. Två verksamhetsutvecklare har utsetts till att vara ansvariga för arbetet i förvaltningen. Det fortsatta arbetet kommer att ske sektorsvis och ner på enhetsnivå. Kommunledningsförvaltningen har initierat arbetet på förvaltningsledningsnivå och arbetet kommer att pågå i respektive område under våren för att sedan summeras upp på förvaltningsnivå igen för att se vilka synergier som går att utröna på förvaltningsnivå. Kultur- och fritidsförvaltningen har inte påbörjat arbetet än. I Samhällsbyggnadsförvaltningen har en genomgång av materialet genomförts i förvaltningsledningsgrupp. Barn- och utbildningsförvaltningen har kommit en bit på väg då avtalet HÖK 21 (huvudöverenskommelse med Lärarförbundets och Lärarnas riksförbunds samverkansråd) går hand i hand med kommunens strategiska kompetensförsörjningsarbete. Det finns aktiviteter framtaget på lång och kort sikt för hur vi ska arbeta vidare med lärargrupperna. Nästa steg är att övriga i förvaltningen ska påbörja arbetet. Teknisk förvaltning har också påbörjat arbetet på sektornivå. I Vård- och omsorgsförvaltningen ska en presentation genomföras där förvaltningens kompetensförsörjningsstrateg kommer att delta.

.
Genomför åtgärder för att minska sjukfrånvaron (Alla)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året.

Inom Område HR arbetar 21 personer varav 5 arbetar specifikt med hälsa, rehabilitering, arbetsmiljö och likabehandling. Att Område HR har organiserat sig så har satt fokus på frågorna och skapat ett riktat arbetsgivarstöd i dessa frågor. Såväl strategiskt som operativt i dessa frågor. Sedan HR omorganiserades och skapade specialistkunskap i dessa frågor så har sjukfrånvaron sjunkit i kommunen. Arbetssättet stödjs även av forskning på området. Från att ha arbetat mycket med rehabiliterande insatser för redan sjuka medarbetare har det förebyggande arbetet ökat stadigt ute på arbetsplatserna ända fram till pandemin. I dagsläget ser vi ett resultat av pandemin genom att bland annat långtidssjukfrånvaron har ökat och genom att konflikter på arbetsplatser har ökat. Allt detta förebyggs av ett gott systematiskt arbetsmiljöarbete och genom att ha förutsättningar i form av tid och resurser att kunna arbeta förebyggande på arbetsplatser. Under 2022 fokuserar Område HR på att öka kunskaperna kring systematiskt arbetsmiljöarbete och organisatorisk och social arbetsmiljö. Utbildningsinsatserna har höjts och tillgängligheten till kunskapen har förbättrats likväl som möjligheten till att kunna bedriva ett gott systematiskt arbetsmiljöarbete med förbättrade verktyg för uppföljning.

I uppdraget att bedriva strategisk kompetensförsörjning i kommunen har arbetsmiljö en stor betydelse för att skapa hälsosamma arbetsplatser och på så sätt säkra för att behålla och attrahera medarbetare.

Östersunds kommun har tecknat en överenskommelse om fördjupad samverkan med Försäkringskassan. Syftet med överenskommelsen är att utveckla samverkan mellan kommunen och Försäkringskassan när det gäller sjukskrivningsprocessen. Samverkan ska gälla främst på strategisk nivå med åtgärder som kan förebygga och förkorta sjukskrivningar hos Östersunds kommuns medarbetare.

Friskvårdsbidraget har höjts från 1 200kr till 2 000kr. Nytt för i år är även att medarbetarna får välja på antingen en timmes friskvård per vecka eller friskvårdsbidrag.

Under pandemin har Område HR regelbundet tagit fram prognoser på sjukfrånvaro till verksamheterna för att underlätta för verksamheterna att rikta sina resurser där de behövs mest.

.
Kartlägg befintligt fastighetsbestånd för att identifiera vilka fastigheter som bör eller kan avyttras (BRE)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året.

Arbetet har inletts under årets första månader med att inhämta information från hela organisationen på vilka fastigheter som skullle vara möjliga att avyttra. 

.
Förbättra kommunikationen till medborgarna om vilket förebyggande arbete kommunen i samarbete med polisen gör kopplat till trygghet utomhus (KS)

Uppdraget bedöms bli genomfört under året.

Detta kommer att hanteras i kommunikationsplanen kopplad till EST (Effektiv Samordning för Trygghet).  EST är ett systematiskt arbetssätt som bygger på kunskapsbaserad brottsprevention. Målet är att minska och förebygga brott och otrygghet genom tidiga insatser när problem uppstår eller är på väg att kunna inträffa.