T3 2023 Uppdrag Kommentar T3 2023
.
Stärk kommunens kompetensförsörjning (Alla nämnder)

Uppdraget är genomfört.

Strategisk kompetensförsörjning är ett prioriterat uppdrag hos Område HR. Inom ramen för arbetet ingår det att samordna, stödja och ha uppsikt över nämndernas arbete med kompetensförsörjning.

Under 2023 har arbetet fokuserats på två Områden. 1) Fortsätta arbetet med att stödja förvaltningarna i deras arbete med kompetensförsörjning 2) Sprida information och kunskap om hur vi i kommunen kan möta kompetensförsörjningsutmaningen som välfärden står inför.

Stötta förvaltningarna i deras kompetensförsörjningsarbete 
Östersunds kommun har ett beslutat arbetssätt för kompetensförsörjning. Arbetssättet utgår från beslutad modell för analys och Sveriges kommuner och regioners nio strategier för att möta kompetensutmaningen. Område HR stödjer samtliga förvaltningar i deras arbete.

Händelser under året är bland annat att Vård- och omsorgsförvaltningen, Social- och arbetsmarknadsförvaltningen, samt Teknisk förvaltning har arbetat med att ta fram en handlingsplan för deras strategiska kompetensförsörjningsarbete. Barn- och utbildningsförvaltningen har sökt medel för att finansiera en samordnare för deras kompetensförsörjningsarbete. 

Vidare, har Område HR gjort ett samordnande arbete kring de medel som kommunen har tillgänglig via Omställningsfonden. Totalt har kommunen sökt cirka 3,7 miljoner kronor och har genomfört eller kommer att genomföra olika insatser för att kompetensutveckla våra medarbetare i syfte att möta kommunens kompetensbehov. Samtliga förvaltningar (med undantag från Samhällsbyggnad) har sökt medel från Omställningsfonden. Totalt har kommunen sökt 13 olika projekt där cirka 305 medarbetare i kommunen har eller kommer att få ta del av kompetensutvecklingsinsatser. Målgrupperna för insatserna är exempelvis: IT-handläggare, Upphandlare, Socialsekreterare, Undersköterskor, Vårdbiträde, Barnskötare, kockar, måltidsbiträden, etc. Östersunds kommun kommer att få tillgång till mer medel från Omställningsfonden under 2024  vilket Område HR fortsatt kommer att samordna för att säkerställa adekvata kompetensutvecklingsinsatser till våra medarbetare. 

Sprida information och kunskap om hur vi i kommunen kan möta kompetensförsörjningsutmaningen som välfärden står inför

Område HR har under 2023 fortsatt att fokusera på att sprida information och kunskap om kompetensförsörjningsutmaningarna som kommunen står inför och hur vi kan möta dessa utmaningar. Arbetet syftar till att öka kunskapen kring kompetensförsörjning och hur kommunen har valt att strategiskt arbeta för att möta våra kompetensförsörjningsutmaningar. Informationens målgrupper är kommunens medarbetare och chefer.

För att göra detta har Område HR ett samarbete med Område Kommunikation och arbetar med en Kampanj som kommer att fortgå under 2024 och möjligtvis 2025.I kampanjen kommer, bland annat, goda interna exempel för att möta kompetensutmaningen att lyftas. Detta kommer att göras via korta filmer som skildrar goda exempel på hur kommunens verksamheter idag arbetar för att möta kompetensutmaningen på nya sätt. Fyra filmer har producerats  och ytterligare en film ska produceras i början av 2024.Tanken med detta är att sprida lärdomar i kommunen och inspirera andra verksamheter hur de kan göra för att möta kompetensutmaningen. Kampanjen ska även lyfta konkreta verktyg som kommunens förvaltningar och chefer kan använda sig av för att analysera och möta kompetensbehoven. 

Nytt rekryteringssystem 

Område HR har omvärldsbevakat olika rekryteringssystem och landat i ett avtal med rekryteringssystemet Reachmee under terital tre. Byte av system är nödvändig efter att CGI meddelat att modulen Heroma Rekrytering kommer att stängas ner. Även ett avtal med Refapp, ett digitalt referenstagningssystem är upprättat. En projektplan är framtagen och tillsättning av olika arbetsgrupper är klar för implementeringsarbetet under 2024.

Ett nytt rekryteringssystem kommer att effektivisera rekryteringsprocessen där vi dels kan spara tid för cheferna i kommunen, dels uppnå en mer attraktiv kandidatupplevelse för kandidater som söker våra tjänster. 

Övriga aktiviteter

Under året har Område HR varit samordnande för Nolia mässan,  Framtidsvalets kampanj riktad till studenter och Framtidsverkets virtuella mässa

 Rapportering från förvaltningarna:

Vård- och omsorgsförvaltningen
Vård- och omsorgsnämnden har mot bakgrund av kompetensförsörjningsutmaningen arbetat strukturerat med kompetensförsörjning utifrån SKR:s nio strategier indelade inom tre områden. Exempel på aktiviteter är:

  • Utveckla och stärka internutbildningar, exempelvis erbjuds utbildning i basal omvårdnad till medarbetare som behöver.
  • Underlätta för utlandsfödda att arbeta inom verksamheten. Det sker dels genom att stödja lämpliga personer att växa in i arbetet under längre tid (KIVO metoden), dels genom språkutvecklande insatser ute på SÄBO.
  • Implementera ny teknik, dels utifrån att medborgarna får tillgång till teknik som underlättar vardagen vilket i sin tur kan leda till att behovet av insatser genom hemtjänst och särskilt boende minskar. Dels genom att implementering av ny teknik kan medföra att vissa arbetsuppgifter förenklas eller kan sluta utföras och medarbetarna kan använda sinarbetstid till andra arbetsuppgifter, exempel på det är tillsynskameror och läkemedelsrobotar.
  • Möjliggöra för respektive yrkeskategori att använda sin kompetens så effektivt som möjligt genom att fördela om vissa arbetsuppgifter mellan yrkeskategorier, anställa nya kompetenser och skapa nya yrkesroller. Exempel på det är anställning av undersköterskor som arbetar tillsammans med distriktssköterskor och avlastar dem med arbetsuppgifter som inte kräver legitimation
  • Kivo-projektet där förvaltningen anställer individer som står längre ifrån arbetsmarknaden vilka varvar arbete och studier utifrån förvaltningens kompetensbehov. 
    • Totalt 107 personer som avslutat KIVO
      • 58 % jobb i förvaltningen
      • 12 % åter arbetsförmedlingen
      • 8,5 % Föräldraledig
      • 4,5 % flyttat från länet
      • 4,5 % studier
      • 4 % avslutades i förtid
      • 3 % bytt yrke.

Kommunstyrelsen

Uppdraget är genomfört. Kommunledningsförvaltningen har beviljats tre projektansökningar från Omställningsfonden. Projekten finansierar kompetensutveckling för IT-enheten och Upphandlingskontoret där vi ser stora kompetensutvecklingsbehov pga. att det är svårt att rekrytera adekvat kompetens. Med dessa medel kan förvaltningen säkerställa viktig kompetens genom att kompetensutveckla nuvarande medarbetare, vilket stärker förvaltningens kompetensförsörjning.  

Barn- och utbildningsnämnd

Under hösten har förvaltningen satt ihop en processgrupp som leds av chefen för bemanningsenheten. Gruppen består av fem medarbetare som på olika sätt jobbar med kompetensförsörjning. Ett uppdrag är formulerat som utgår från SKR:s nio strategier. Vi gör också just nu en kartläggning av vilka insatser som görs fört att attrahera, rekrytera och behålla våra redan anställda medarbetare, Åtgärder har påbörjats inom kompetensutveckling, används kompetensen rätt i förskolan och en stor kartläggning av sjukfrånvaron i förskolan som görs med hjälp av Mittuniversitetet. 

Miljö- och samhällsnämnden

Analys av kompetensbehov samt planering avdelningsvis har genomförts. En viktig del i kompetensförsörjning är kompetensutveckling av befintlig personal bl.a. inom de lagstiftningsområden vi har att tillämpa. Viktigt att HR kan fortsätta vara ett professionellt stöd vid nyrekrytering.

Tekniska nämnden

Förvaltningsövergripande kartläggning i samarbete med HR genomförd. Fokusområden prioriterade, handlingsplan ska arbetas fram där behov finns. På sektorsnivå har flera åtgärder, som exempelvis validering av yrkeskunskaper, genomförts.

Kultur- och fritidsnämnden

Kultur och fritidsnämnden har gjort många olika insatser för att förbättra arbetet med rekrytering på kort och lång sikt.

  • Skapa en bredare rekrytering, genom att se över kravställan i enhetens rekryteringsannonser (diskussion förs i LSG)
  • Initiera ett arbete med att lönesätta timvikarier mer i linje med utbildning och erfarenhet
  • Samarbeta med exempelvis socialpedagoglinjen där vi kan tillhandahålla praktikplatser och de kan skräddarsy kortare utbildningar
  • Erbjudit sommarjobb inom flera enheter
  • Andra insatser som bland annat grundutbildning i InterBookGo för alla handläggare, utbildning i kommunallagen, utbildning i ärendehantering, erfarenhetsutbyte kring handläggning av ärenden m.m.
  • Förvaltningen jobbar aktivt för att ha ett gott rykte bland potentiella medarbetare och att visa upp verksamheten för att få fler intresserade av att både jobba här och studera här.
  • Förvaltningen har arbetat fram en kompetensutvecklingsplan som utgår ifrån SKR:s 9 strategier för kompetensförsörjning. Bland annat så fokuserar kansliet på följande strategiska områden - "Stöd medarbetarnas utveckling", "Utnyttja tekniken smart" samt "Använd kompetensen rätt".

Social- och arbetsmarknadsnämnden

Förvaltningen genomför en kartläggning i alla förvaltningens enheter utifrån SKR:s nio strategier för kompetensförsörjning. Resultatet av kartläggningen hanteras på enhets-, sektors- och förvaltningsnivå. Utifrån resultatet av kartläggningen har förvaltningen tagit fram en handlingsplan med fyra aktiviteter som kommer påbörjas år 2024. Utöver det kommer påbörjad kartläggning fortgå under år 2024 och handlingsplanen kommer ev att revideras utifrån den.

.
Ta fram och fastställ en kommunövergripande och normerande nivå för verksamhetsskydd (KS)

Uppdraget är genomfört.

En riktlinje som fastställer kommunens ambitionsnivå inom verksamhetskyddets alla delar har tagits fram och beslutats. Beslutad riktlinje ersätter Östersunds kommuns säkerhetspolicy från år 2004.