T3 2020 Uppdrag. Kommentar T3 2020
.
Implementera e-arkiv (KS)

Uppdraget är inte genomfört under året.

Arbete har påbörjats och kravspecifikation finns framtagen. Arbetet fortsätter 2021.

.
Skapa en funktion för inskanning av material (KS)

Uppdraget är inte genomfört under året.

Detta uppdrag har skjutits fram till 2021 då IT-enheten har varit tvungen att prioritera andra delar, främst inom skolan.

.
Genomför kommunövergripande satsningar på digitalisering (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Det stora digitaliseringsprojektet "Digiresan" har under året startats upp i samverkan med samtliga förvaltningar. Pågående pandemi har satt fokus på mer digitaliserat arbete bland annat genom teams där en del tekniska anpassningar möjliggjort ett mer platsoberoende arbete.

Digitalisering har genomförts inom ett flertal verksamheter inom kommunen. Mycket inom samhällsbyggnadsprocessen och kommunkartan för att effektivisera den processen. Arbete med ett E-arkiv har startat och fortsätter under 2021. Av de infrastrukturella tjänsterna finns en del redan på plats som inloggning med BankId mot våra e-tjänster. Det har gjorts över 60 000 inloggningar under 2020.

När lärarna vid terminsstarten flyttades till kommunens administrativa nät gjordes också arbete med Metakatalog/IDP. Det innebär färre lösenord för att komma olika tjänster för lärplattformar inom skolan. Det har också införts talsyntes hos vissa verksamheter hos Social och arbetsmarknadsförvaltningen. Ett arbete med att öka tillgängligheten på webben har genomförts. Utredning av scanningsfunktion har det inte funnits resurser för. Det arbetet flyttas till 2021.

.
Utred möjligheterna att utjämna eventuella löneskillnader mellan könen (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Enligt diskrimineringslagen ska lönekartläggning genomföras varje år. Lönekartläggning har genomförts under året gällande 2019 års löner. Arbetet påbörjades så snart löneöversyn 2019 var avslutad (oktober 2019) och resultatet visar att vi inte har några löneskillnader som beror på kön. Löneöversyn 2020 blev klar i december 2020 vilket innebär att lönekartläggning avseende 2020 års löner har påbörjats.

.
Ta fram en modell med arbetsfördelning mellan olika yrkesgrupper som ett led till att nyttja kompetens och resurser effektivt (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

En modell för arbetsfördelning har tagits fram som syftar till att stödja verksamheterna och som kan användas som en modell med arbetsfördelning mellan olika yrkesgrupper. Modellen har utvärderats och där framkommer att projektets material och arbetssätt har varit bra men att rutiner behöver arbetas fram för att förtydliga processen.

Projektet "Använd kompetensen rätt" har varit ett pilotprojekt i Barn- och utbildningsnämnden där syftet har varit att synliggöra och identifiera arbetsuppgifter som kan fördelas smartare mellan olika yrkesgrupper och som kan utföras av andra kompetenser som i större utsträckning finns tillgänglig på arbetsmarknaden. Projektet är operativt genomfört för deltagande grundskolor vilket har resulterat i att lärarassistenter har anställts.

.
Skapa ett systematiskt arbetssätt för löpande medarbetar- och ledarskapsutveckling (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

En genomlysning av ledarskapet har genomförts med externa konsulter. Kommunledningsgruppen har arbetat med resultatet vilket bland annat har resulterat i att vi kommer att rekrytera en stabschef inom Kommunledningsförvaltningen. En annan åtgärd är att rapporter från kommunledningsgruppens möten läggs ut i chefshandboken efter varje möte. Fokus har varit att arbeta fram en samsyn om tillitsbaserat ledarskap och framåt med hjärtat.

Kommunens första digitala chefsdag har genomförts. Temat för dagen var ”Den digitala framtiden”. Föreläsare var: Andreas Gyllenhammar (Jämtkraft), Anna Granevärn (Region Jämtland Härjedalen) och Ashkan Fardost (föreläsare och debattör).

Utvecklingsprogrammet för framtida ledare startade under hösten med 18 nya deltagare från 6 förvaltningar. Programmet syftar till att identifiera framtida chefer och ledare och förbereda dem för eventuella rollbyten och karriärsteg. Det ska också bidra till individuell utveckling och ge en realistisk syn på chef- och ledaruppdraget.

Programmet "Ny som chef" har genomförts med 12 nya chefer. Programmet syftar till att stärka nya chefer i fin förmåga att möta situationer som de står inför i sin verksamhet. Målet är att chefer ska känna sig trygga i sin nya roll, veta hur kommunen fungerar och var de kan få stöd i sina frågor.

Två inspirationsföreläsningar har erbjudits alla medarbetare. Den ena genomfördes av Katarina Blom med temat ”Du finner inte lyckan, du skapar den”. Den andra genomfördes av Patrik Wincent med temat ”Den digitala drogen”. Vi har även erbjudit 2-dagarsutbildning i självledarskap med Bengt Kallenberg. Ett tillfälle för chefer och ett för medarbetare.

En kompetensportal har införts under året. Det är ett system för att presentera kommunens samtliga utbildningar och fungerar som en kompetensdatabas. Portalen gör det möjligt att följa upp utbildningar och kompetensstatus på individ- och gruppnivå.

.
Öka andelen kvinnor i mansdominerade samt andelen män i kvinnodominerade yrkeskategorier (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Likabehandlingsarbetet utifrån diskrimineringslagens krav på aktiva åtgärder för likabehandling är införda i Stratsys arbetsmiljömodul. I aktiva åtgärder ingår att vi ska främja en jämn könsfördelning inom olika kategorier av arbetstagare och på ledande positioner. Likabehandlingsarbetet ingår därmed i det systematiska arbetsmiljöarbetet både när det genomförs skyddsrond samt vid den årliga planeringen/uppföljningen. Arbete pågår med att utbilda chefer och verksamheter i i Stratsys arbetsmiljömodul. Cheferna får även hjälp med att inkludera likabehandling i det löpande arbetsmiljöarbetet och vid risk- och konsekvensanalyser.

En upphandling av företagshälsovård har genomförts och avtal har tecknats med Previa. I upphandlingens förfrågningsunderlag har genusperspektiv beaktats och kravställts utifrån jämställd hälsa.

.
Genomför åtgärder för att minska sjukfrånvaron (Alla)

Uppdraget är genomfört under året.

Alla medarbetare har erbjudits två månaders gratis träning på den webbaserade träningstjänsten MyMOWO.com. Satsningen genomfördes för att få medarbetare i aktivitet och rörelse och samtidigt kunna ge förutsättningar att undvika träning på gym under covid-19.

Under hösten deltog Östersunds kommun i hälsoutmaningen Hittaut. Det var ett friskvårdsprojekt med karta och modern teknik i fokus och som fanns på ca 32 platser i Sverige. På kartan fanns utsatta checkpoints med en bokstavskod som medarbetarna registrerade på sitt konto och hade då chans att vinna fina priser. Östersunds kommun kom på andra plats och registrerade 13 469 chekpoints.

Alla medarbetare har erbjudits gratis influensavaccination.

En FAQ om covid-19 har tagits fram till chefshandboken. Där finns information och praktiska råd kring personalfrågor som uppstår i samband med hanteringen av covid-19.

Från sista veckan i februari har sjukfrånvaron följts upp på förvaltningsnivå och på yrkesgrupper varje vecka eftersom den har ökat med anledning av covid-19. En åtgärd som vi har genomfört utifrån det är en rekryteringskampanj för tillfälliga arbeten som vi genomförde under våren. 

Utbildningar i riskbedömning utifrån covid-19 har genomförts för verksamhetsstödjande enheter i flera förvaltningar.

En enkät har skickats ut till ett urval av chefer och medarbetare som arbetar på distans för att utvärdera hur distansarbetet fungerar under pandemin. Syftet var att inhämta kunskaper direkt från medarbetare som arbetade på distans så att vi kan hantera distansarbete på ett hållbart och långsiktigt sätt. Resultatet visade i huvudsak att de allra flesta upplevde distansarbetet som positivt och att det fungerade bra. Men det fanns också utmaningar. Utmaningarna handlade främst om att hitta balans mellan arbete och fritid, problem med arbetsergonomin, färre eller inga sociala kontakter. Resultatet visade även utmaningar i ledarskapet då det kan vara svårt att kontrollera arbetsmiljön i hemmet, att skapa vi-känsla, svårigheter med diskussioner på arbetsplatsträffar och i grupparbeten för att nämna några exempel. Utifrån det har Område HR tagit fram stödmaterial som kan användas på arbetsplatsträffar och även åtgärdsförslag där kommunen på lång sikt bör utveckla digitala forum för sociala kontakter och kollegialt lärande/utbyte. Utbildning i självledarskap för chefer och medarbetare var också en åtgärd som redan är genomförd.

En modul har skapats i vårt verktyg för tillbud- och skaderapportering DF-respons enligt föreskriften om smittspridning. Covid-19 ingår i den kategori som ska dokumenteras i de fall det uppkommit olyckor eller tillbud som kan eller har orsakat ökad smittspridning.

Upphandling av företagshälsovård har genomförts under året och nytt avtal har tecknats med Previa. Implementering är genomförd och det pågår ett arbete med tillgång till en självbetjäningstjänst för Östersunds kommun.

I nämnderna fångar chefer upp sjukfrånvaro i ett tidigt skede genom omtankesamtal och de arbetar med aktiva rehabiliteringsåtgärder för att sjukskrivna medarbetare ska kunna återgå i arbete.

.
Genomför insatser för att öka upplevelsen av kommunen som attraktiv arbetsgivare och skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv (Alla)

Uppdraget är genomfört under året.

Riktlinjer för kommunikation av arbetsgivarvarumärket har tagits fram och fastställts under året. I riktlinjen finns prioriterade områden för 2021 – 2022 med fokus på den interna kommunikationen kring Framåt med hjärtat och chefer som kulturbärare.

Det har tagits fram rekryteringsmaterial och ”jobba hos oss” filmer för sociala medier och extern webb som har publicerats under våren. Syftet är att locka arbetssökande generellt till kommunen, till ett specifikt ledigt jobb eller till en verksamhet inom kommunen som har stort personalbehov.

I januari genomfördes Noliamässan för första gången med en gemensam monter för hela Östersunds kommun. I montern fanns representanter från flera förvaltningar samt kommunens ambassadörer. Montern var välbesökt och uppskattad av mässbesökarna. Materialet i montern har uppdaterats och finns tillgängligt att låna för alla verksamheter inom kommunen via en beställningssida på Insidan. 

Vi har genomfört en riktad rekryteringskampanj för att locka till tillfälliga arbeten under covid-19. Kampanjen avslutades i juni och resulterade i ca 600 intresseanmälningar för arbete inom Östersunds kommun. Ett 70-tal personer anställdes i ett första skede när personalbristen var som störst.

En större nationell rekryteringskampanj riktad till sommarvikarier inom vård och omsorg har genomförts. Målet med kampanjen var en räckvidd på 179 000 personer och utfallet blev 330 000 personer. Antalet som klickade på en kampanjvideo och såg i minst en minut på innehållet och de som gick vidare in på vår hemsida för lediga jobb var högre än målet för kampanjen.

Östersund har ett Instagramkonto där medarbetare är värd för en vecka och berättar om sitt yrke, arbetsplats, kommunen som arbetsgivare och platsen att bo på. Kontot har ca 2 600 följare. Nytt för i år är att medarbetare också kan anmäla sig till Min story där de mer personligt berättar om sitt yrkesval och när de började arbeta i Östersunds kommun.

Våra ambassadörer, som bidrar till att marknadsföra sina yrken och kommunen som arbetsgivare, har deltagit i mässor och i bild- och filmmaterial. Den första gruppen från ambassadörsprogrammet är avslutad och utvärderingen visar att deltagarna är positiva till programmet och sin medverkan. De har fått möjlighet att visa sitt yrke, kommunens uppdrag, arbetsgivarvarumärke och kultur (Framåt med hjärtat). De säger att det har bidragit till en ökad stolthet över att arbeta i kommunen och att de i högre grad rekommenderar kommunen som arbetsgivare.

En FAQ om covid-19 har tagits fram till chefshandboken. Där finns information och praktiska råd kring personalfrågor som uppstår i samband med hanteringen av covid-19.

En enkät har skickats ut till ett urval av chefer och medarbetare som arbetar på distans för att utvärdera hur distansarbetet fungerar under pandemin. Syftet var att inhämta kunskaper direkt från medarbetare som arbetade på distans så att vi kan hantera distansarbete på ett hållbart och långsiktigt sätt. Resultatet visade i huvudsak att de allra flesta upplevde distansarbetet som positivt och att det fungerade bra. Men det fanns också utmaningar. Utmaningarna handlade främst om att hitta balans mellan arbete och fritid, problem med arbetsergonomin, färre eller inga sociala kontakter. Resultatet visade även utmaningar i ledarskapet då det kan vara svårt att kontrollera arbetsmiljön i hemmet, att skapa vi-känsla, svårigheter med diskussioner på arbetsplatsträffar och i grupparbeten för att nämna några exempel. Utifrån det har Område HR tagit fram stödmaterial som kan användas på arbetsplatsträffar och även åtgärdsförslag där kommunen på lång sikt bör utveckla digitala forum för sociala kontakter och kollegialt lärande/utbyte. Utbildning i självledarskap för chefer och medarbetare var också en åtgärd som redan är genomförd.

Utbildningar i riskbedömning utifrån covid-19 har genomförts för verksamhetsstödjande enheter i flera förvaltningar.

Inför sommaren fick medarbetarna en sommarhälsning från kommunledningsgruppen med en gåva. Gåvan bestod av ett årskort på Jamtli (lilla Jamlikortet) som gällde för historieland och museet under ett år.

Alla månadsavlönade och timavlönade (som har arbetat under året) har fått en julklapp i form av att presentkort på 500kr i CityPlay-appen. Presentkortet gäller i de flesta butiker i Östersunds kommun och alla butiker som vill kan ansluta till appen kostnadsfritt.

Två inspirationsföreläsningar har erbjudits alla medarbetare. Den ena genomfördes av Katarina Blom med temat ”Du finner inte lyckan, du skapar den”. Den andra genomfördes av Patrik Wincent med temat ”Den digitala drogen”. Vi har även erbjudit 2-dagarsutbildning i självledarskap med Bengt Kallenberg. Ett tillfälle för chefer och ett för medarbetare.

Alla medarbetare har erbjudits två månaders gratis träning på den webbaserade träningstjänsten MyMOWO.com. Satsningen genomfördes för att få medarbetare i aktivitet och rörelse och samtidigt kunna ge förutsättningar att undvika träning på gym under covid-19.

Under hösten deltog Östersunds kommun i hälsoutmaningen Hittaut. Det är ett friskvårdsprojekt med karta och modern teknik i fokus och som finns på ca 32 platser i Sverige. På kartan finns utsatta checkpoints med en bokstavskod som medarbetarna registrerade på sitt konto och hade då chans att vinna fina priser. Östersunds kommun kom på andra plats och registrerade 13 469 chekpoints.

Alla medarbetare har erbjudits gratis influensavaccination.

En genomlysning av lönepolitiken har genomförts och resulterat i en förändring i 2021 års löneöversyn. Då kommer nivån för uppfyller grundkraven att utgå från den faktiska inflationstakten de senaste fem åren vilket bidrar till större utrymme för särskilt goda prestationer och ökad lönespridning. Tidigare utgick vi från SKR:s prognos om bedömd inflationstakt kommande år.

I nämderna sker ett kontinuerligt arbetsmiljöarbete för att förbättra förutsättningarna i arbetet. Medarbetarna uppmanas att nyttja sitt friskvårdsbidrag och övriga förmåner som finns i förmånsportalen.

.
Utveckla och effektivisera det kommunövergripande arbetet med upphandlings- och inköpsfrågor (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Arbetet med att utveckla och effektivisera arbetet med upphandlings- och inköpsfrågor har inletts 2020 men beräknas inte få full effekt förrän under 2021. För att skapa förutsättningar att både utveckla och effektivisera kommunens upphandlings- och inköpsfrågor har en inköpscontroller och en avtalsstrateg anställts på kommunledningsförvaltningen och en inköpssamordnare på tekniska förvaltningen. 

.
Anpassa kommunens digitala service i enlighet med EU:s webbtillgänglighetsdirektiv (KS)

Uppdraget är inte genomfört under året.

På grund av pandemin är inte tillgänglighetsanpassningarna av www.ostersund.se helt klara, men arbetet pågår.

I samband med utbildning i september stod det klart att lagen även omfattar dokument retroaktivt, från 23:e september 2018. Detta ändrade i hög grad situationen för alla de verksamheter som har dokument på webben. Område kommunikation har därför upphandlat en extern leverantör för hjälp med att hantera problemet. Strategin är att skapa lösningar som över tid (något år) kommer att ha åtgärdat det mesta.

.
Utred internt kundcenter som en väg in för alla kommunens interna ärenden (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Förstudie kring ett internt kundcenter är genomförd och rapport levereras under början av 2021.