T3 2021 Uppdrag. Kommentar T3 2021
.
Implementera e-arkiv (KS)

Uppdraget är inte genomfört under året.

Upphandling av teknisk lösning är överklagad. Svar från Förvaltningsrätten förväntas komma i februari 2022.

.
Implementera Modell för kompetensförsörjning (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Implementeringsarbetet fortsätter under 2022 inom andra uppdrag som Område HR har. 

Under 2021 har ett arbete utförts av Område HR och kommunledningsgruppen. Kommunledningsgruppen har tillsatt en kommunövergripande beredningsgrupp för kompetensförsörjningsarbetet. Beredningsgruppen har arbetat med implementeringsarbetet och implementeringsplanen som har tagits fram.

Område HR har under hösten haft en utbildning för processgrupperna i omvärldsanalysen angående kompetensförsörjning. HR ser dock att det finns behov att göra kompletterande analyser av kompetensförsörjningsarbetet på nämndsnivå.

Kompetensförsörjningsarbetet behöver drivas och ägas av respektive nämnd. Därav har Område HR kommit med rekommendationen att uppdragen om kompetensförsörjning bör hanteras på respektive nämnd istället för att det hanteras som ett kommundirektörsuppdrag. Med anledning av detta har Kommunfullmäktige gett samtliga nämnder i uppdrag att säkerställa och utveckla nämndens kompetensförsörjningsarbete år 2022.

Kommunfullmäktige har även gett ett uppdrag till Kommunstyrelsen att samordna och följa upp kommunens övergripande kompetensförsörjningsarbete under 2022 vilket Område HR kommer att hantera i sitt samordningsuppdrag. I uppdraget kommer Område HR fortsatt att samordna och följa upp kompetensförsörjningsarbetet där den fastslagna modellen för kompetensförsörjning kommer att vara central.

.
Vidareutveckla kommunens arbete med ledarskapsutveckling (KS)

Uppdraget är genomfört under året. 

Arbetet med att ta fram en ledarplattform är påbörjat men inte avslutat på grund av två inställda workshops med kommunledningsgruppen under hösten. Workshopen med kommunens högsta ledningsgrupp är avgörande för att kunna fastställa vilket ledarskap kommunen behöver i framtiden. Syftet med ledarplattformen är att paketera ihop alla styrdokument som rör ledarskapet, det vill säga chefspolicy, riktlinjer för chefspolicy, arbetsgivarlöftet, arbetsgivarvarumärket, tillitsbaserat ledarskap och framåt med hjärtat. Ledarplattformen ska ge en riktning om vad vi vill med ledarskapet, kompetenskriterier för chefer och hur ledarskapet hänger ihop med kommunens vision.

Under hösten har vi haft möjlighet att genomföra interna chefsutbildningar både fysiskt och digitalt. De fysiska utbildningsträffarna har varit mycket uppskattade av deltagarna. Det fanns ett efterlängtat behov av att få träffas fysiskt igen.

Två externa chefsutbildningar har upphandlats under hösten och kommer att genomföras under 2022. De är Effektiv förändringsledning och Tillitsbaserat ledarskap i praktiken. Det är två viktiga framtidskompetenser hos chefer som HR har identifierat i omvärldsanalysen.

Utvecklingsprogrammet för framtida ledare startades upp under september med två dagars internat. Det var mycket uppskattat att programmet kunde inledas med fysisk träff.

HR har tillsammans med område Kommunikation omvärldsbevakat olika författarverktyg i syfte att skapa egna e-learningutbildningar framöver. Under pandemin har behovet av digitala utbildningar för chefer och medarbetare blivit allt tydligare. Nyttoeffekter såsom kursledarnas arbetstid, restid och lokalhyra är möjliga att effektivisera om fysiska utbildningar omvandlas till digitala utbildningar i större utsträckning.

HR har under hösten arbetat fram ett nytt chefsforum - HR frukost - för att öka lärandet mellan chefer och möjlighet att samtala kring aktuella frågor inom arbetsgivarområdet i en informell och avslappnad miljö.

.
Metodstöd ska tas fram för att främja en ökad andel av det underrepresenterade könet i de fall en snedfördelning finns (KS)

Uppdraget är genomfört under året. 

Ett metodstöd är framtaget i form av en ny rutin som heter rutin för positiv särbehandling utifrån kön. Syftet med rutinen är att cheferna ska ha ett tydligt stöd hur de kan arbeta med att minska snedfördelning mellan könen där detta finns. Metodstödet är en del i jämställhetsarbetet i kommunen och knyter an till mångfaldspolicyn och riktlinjen aktiva åtgärder för likabehandling. 

Riktlinjen för aktiva åtgärder för likabehandling har reviderats för att följa lagen och tydliggöra att vi arbetar med positiv särbehandling i kommunen i rekrytering och befordran.

.
Utveckla och effektivisera det kommunövergripande arbetet med upphandlings- och inköpsfrågor (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Kommunens ansvariga för upphandling och inköp har påbörjat framtagandet av ett nytt e-handelssystem och även börjat upprätta styrdokument för området.

.
Fastställ nivån på kommunens förmåga på krisberedskap och civilt försvar (KS)

Uppdraget är inte genomfört under året.

Arbetet med att identifiera en lämplig nivå och att fastställa kommunens förmåga för krisberedskap och civilt försvar har inte genomförts under 2021 men kommer att genomföras under 2022.

.
Genomför insatser för att uppfylla kommunens medborgarlöften

Uppdraget är genomfört under året.

Insatser är utförda i samverkan med Polismyndigheten. Exempel på insatser är deltagande i certifiering av Purple Flag för Östersunds kommun, samt implementering av EST i Östersunds kommun.

.
Bygg ett nytt och tillgänglighetsanpassat intranät (KS)

Uppdraget är inte genomfört under året.

Under 2021 är upphandling genomförd och avtal har tecknats med leverantör. Intranätet byggs i huvudsak under 2022.

.
Säkerställ kommunens leveranser av elektroniskt material till Kungliga biblioteket på ett effektivt sätt (KS)

Uppdraget är genomfört under året.

Leveranser till Kungliga biblioteket sker nu automatiskt genom en tjänst som kommunen köpt in.

.
Optimera användningen av kommunens bilar (TN)

Uppdraget är genomfört under året.

Fordonsenheten på teknisk förvaltning har arbetat fram ett förslag som ska redovisas i kommunledningsgruppen den 11 februari 2022.

Arbete pågår med att se över sopinsamlingen för att optimera mängden fordon samt byta till gröna rutter.